الرقابة على اعمال الادارة

مقدمة :



إن الاختبار الحقيقي لاي مدير هو ما يحققه من نتائج ولا يمكن تحقيق أي شيء بالمرة الا ببذل الجهود التي تأتي بالنتائج وتطبيق هذا الاختبار الحقيقي على أي مدير يستلزم بالضرورة وجود معيار يمكن بواسطته تقييم النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا استدعى الأمر وإذا كانت الوظائف الجوهرية الأخرى للإدارة أي التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه قد انجزت بطريقة تتميز بالكمال ، فلا شك أن الحاجة للرقابة تكون محدودة للغاية، ولكن مثل هذا الاداء من النادر جدا حدوثه ولذا فمن المعتاد ان نجد بعض الأخطاء وبعض الجهود الضائعة وما يترتب عنها من انحرافات عن بعض الأهداف المنشودة . فقد يتضح أن التخطيط غير كامل والتنظيم ينقصه المرونة والتشكيل الغير السليم والتوجيه تعوزه الفعالية ومثل هذه الأسباب تجعل وظيفة الرقابة ضرورة من الضروريات .

فما هي ماهية الرقابة ووسائلها واحتياجات النظام السليم للرقابة ؟



المبحث الأول : مفهوم ومراحل وأهمية الرقابة

المطلب الأول : مفهومها :

تعتبر الرقابة وظيفة من الوظائف الادارية، وتعني قياس وتصحيح أداء المسؤولين لغرض التأكيد من أهداف المشروع والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها ومن ثم فإنها الوظيفة التي تمكن المدير من التأكد من ما تم أو يتم مطابق لما يريد إتمامه، وهكذا فإن الرقابة هي وظيفة التأكيد من أن الأنشطة توفر لنا النتائج المرغوبة، وإن الرقابة تتعلق بوضع هدف وقياس أداءه وإتخاذ الإجراء التصحيحي، وتقوم كل نظم الرقابة بتجميع وتخزين وتمويل المعلومات عن الأرباح والمبيعات، أو أي عامل أخر كما تؤثر الرقابة على سلوك العاملين ويرى الإداريون اليوم أن وظيفة الرقابة الإدارية ذات جانبين يتعلق الأول بمتابعة وتقويم النتائج المنشقة عن الجهود المختلفة في المشروع وتصحيح الإنحرافات عند حدوثها أما الجانب الثاني فيتعلق بالرقابة على منجزات الأفراد انفسهم من خلال وظيفة التوجيه والقيادة .

المطلب الثاني : مراحلها :

من خلال ما سبق يمكن القول أن عملية الرقابة تمر بثلاث مراحل أساسية وهي وضع المعيار أو الهدف :

- قياس الآداء الفعلي طبقا لهذا المعيار او الهدف .

- التعرف على الانحرافات والإتخاذ الإجراء التصحيحي

أولا : وضع المعيار أو الهدف :

لا تبدأ الرقابة إلا بوضع المعايير، وغالبا ما يتم التعبير عن هذه المعايير على شكل أرقام، كأن نحدد او نوجه مدير الانتاج لخفض النفقات ويمكن التعبير بشكل زمني عن معايير الأداء مثل ضرورة مضاعفة المبيعات خلال

كما توجد معايير أخرى يعبر عنها على ضوء الجودة، وهي غالبا ما يتم التعبير عنها على أساس معدلات لرقابة الجودةن أو على أساس رتب المنتجات المباعة، او على أساس الجودة المطلوبة او التي يتم التنبؤ بها .

ثانيا : قياس الأداء الفعلي مقابل المعايير :

إن الملاحظة الشخصية هي أبسط الطرق وأكثرها شيوعا لقياس الأداء الفعلي مقابل معايير، فالموظف الجديد يوضع على أساس التجربة، ويعطي ترتبات أثناء العمل، وتتم ملاحظته أدائه بشكل شخصي عن طريق المشرف، ولكن الملاحظة الشخصية تصبح صحية عندما يزداد عدد الأفراد المطلوب رقابتهم، وأيضا عندما تزداد مهمات ومسؤوليات المراقب نفسه، كما أن العملية النفسية المعقدة للتصور تؤثر على إستخدام الملاحظة الشخصية كأسلوب للقياس كما تؤثر العمليات النفسية الأخرى للتعليم والدافعية على الملاحظة كما أنها تستلزم المكتوبة والرسمية تجمع أكثر أهمية

ثالثا: التعرف على الانحرافات :

المرحلة المهمة الثالثة هي التعرف على الإنحرافات واتخاذ الإجراء التصحيحي، وهذا يتطلب بالمقابل تطبيق عدد من المفاهيم والأساليب، فعندما درسنا فيما سبق صنع القرار، رأينا أن من المهم جدا التعرف بدقة على المشكلة الرئيسية. إن الأداء غير المرضي يكون في العادة مجرد أمر عارض، ولذا فإن المدير سوف يكون تواقا لإكتشاف السبب الذي يجعل الأداء منخفضا عما هو مخطط له وعلى سبيل المثال قد يتساءل المدير " هل تحتاج الخطط نفسها إلى عملية مراجعة ؟ " أو " هل يجب القيام بعملية تدريب وتطوير؟ هل يرجع سبب الانحرافات إلى وجود موظفين غير أكفاء؟ إلخ

المطلب الثالث : أهميتها :

عند التعرض لوظيفة التخطيط، رأينا أن عملية التخطيط وتكوين الخطط تعتمد أساسا على التنبؤ وعلى الرغم من أن التنبؤ أصبح علما له نظرياته ومبادئه، إلا أنه لا يمكن أن يصل إلى مستوى مطلق من الدقة، فلو أن الخطط السابق وضعها لا تحتاج إلى مراجعة، ولو أن التنظيم الإداري تم تصميمه بطريقة مثالية تضمن التوزيع الملائم للسلطة والمسؤولية ولو أن المنظمة تسيطر تماما على جميع الظروف الداخلية والخارجية المؤثرة في نشاطها بما فيها تصرفات المنافسين ولو تحقق كل هذا فإن الرقابة تصبح عديمة الأهمية .

على الرغم من تعدد الأسباب التي تبرز أهمية الرقابة إلا أنه يمكن جمعها في ثلاثة أسباب رئيسية هي : البيئة – تعقد التنظيم – التراكم .

أولا : البيئة :

تعرضنا أكثر من مرة لموضوع البيئة والمتغيرات الخاصة بها، ورأينا أن البيئة المعاصرة للمنظمات شديدة التعقيد، وأن هذا الوضع يحتم على المنظمات ضرورة التجارب مع المتغيرات البيئية فمثلا شركة إنتيل نجد أنها كانت مضطرة إلى التجارب مع المتغير البيئي لأن اليابانيين كانوا سريعي الخطى في تقديم سلع منافسة تجمع بين الجودة المرتفعة والسعر المنخفض، إن الرقابة تمثل أحد القنوات الرئيسية لتوصيل المنظمة إلى حالة التجاوب السريع مع المتغيرات في البيئة .

ثانيا : تعقد التنظيم :

إن التنظيمات الإدارية المعاصرة تتميز بالتعقيد الشديد الذي يشمل كلا من النواحي الفنية والنواحي السلوكية، هذا التعقيد أصبح أكبر من طاقة أي مدير في متابعته عن السيطرة عليه وبالتالي فمن خلال الرقابة يستطيع المدير متابعة نشاطه المسؤول عنه على سبيل المثال فإن النظام الجيد للرقابة يمكن أن يمد المدير بمعلومات كافية عن مخزون المواد الأولية، ومخزون الأجزاء نصف المصنعة وبدون هذه المعلومات لا يستطيع المدير معرفة مستويات المخزون .

ثالثا : التراكم :

ويشير هذا الإصطلاح إلى حقيقة ثابتة هي أن الخطأ الصغير الذي لا يكشف اليوم يصبح خطرا كبيرا في اليوم التالي قياسا على هذه الحقيقة فإن الإدارة المنظمة التي لا تستطيع معرفة سبب الانحراف البسيط في تكلفة الانتاج وتتغاضى عنه في المدى القصير لابد ان تفاجئ بعدئذ بأنها في موقف التخلف بالنسبة للمنافسين، إذن نظام الرقابة يمكن من إكتشاف الخطأ والقيام بالإجراء التصحيحي .



المبحث الثاني : مبادئ ومجالات وأساليب الرقابة :

المطلب الأول : مبادئها :

يتمنى المديرون ان يكون لديهم نظام شامل ودقيق للرقابة لمساعدتهم في التأكد من أن الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة إن مثل هذا النظام ممكن التحقيق، شرط أن تتوفر له مستلزمات ومبادئ لكي يصبح فاعلا فعلا ومن أبرز هذه المبادئ هي :

1- يجب ان تعكس الرقابة طبيعة النشاط وإحتياجاته

2- يجب على النظام الرقابي أن يبلغ عن الانحرافات بسرعة

3- على النظام الرقابي أن يكون مفهوما

4- يجب ان يبن نظام الرقابة الأعمال التصحيحية .

5- يجب تزويد المرؤوسين بتغذية عكسية عن الآداء .

6- لا يجب الاعتماد كلية على التقارير الرقابية .

7- ينبغي أن يتناسب حجم الرقابة مع العمل نفسه .

8- ينبغي أن يكون نظام الرقابة ينظر إلى الأمام .

المطلب الثاني : مجالاتها :

أي ماهي الأنشطة الواجب رقابتها ؟

من الطبيعي أن يتحدد مجال الرقابة بما تستهدفه إدارة المنظمة وقد سبق القول بأن الإدارة تعني الإستخدام الكفؤ والفعال للموارد المالية والإنشائية والمادية والإعلامية معنى ذلك أن الرقابة لابد وأن تشمل هذه الأبعاد الأربعة، وإن كانت الموارد المالية تأتي دائما في المقدمة .

أولا: الرقابة على الموارد المادية :

إن الرقابة على الموارد المالية يشمل بعض النواحي مثل الرقابة على المخزون والتي تستهدف ألا تكون كمية المخزون أقل من اللازم أو أكثر من اللازم وتشمل أيضا الرقابة على الجودة لضمان تطابق السلع المنتجة لمستويات الجودة المحددة لها، وهناك أيضا رقابة فنية على الآلات، والتي تستهدف إستخدام الآلة المناسبة بما يتفق مع نوع وحجم العمل المطلوب .

ثانيا : الرقابة على الموارد البشرية :

يتضمن بعض الأنشطة مثل إختيار العاملين ووضعهم في الأعمال الملائمة لهم وتدريبهم، ووضع معايير تقييم الآداء .

ثالثا : الرقابة على الموارد الإعلامية:

إن المعلومة الدقيقة في الوقت المناسب تعتبر أصلا من أصول المنظمة بناءا عليه فإن الرقابة على المعلومات الغرض منها التأكد من أن التنبؤات قد تم إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وان المعلومات التي يحتاجها المديرون في نشاط إتخاذ القرارات تصلهم في الوقت المناسب والكمية المناسبة وبمستوى من الدقة يمكن الإعتماد عليه .

رابعا : الرقابة على الموارد المالية :

وأخيرا فإن الرقابة على الموارد المالية تعتبر أهم أشكال الرقابة على الإطلاق هذه الرقابة ينظر إليها من زاويتين، الأولى هي الرقابة على الموارد المالية نفسها من حيث تدبير القدر الكافي من الأموال اللازمة للإنفاق على النشاط في المنظمة، أما الزاوية الثانية في أن جميع الموارد الأخرى للمنظمة –مادية وبشرية وإعلامية ، تحتاج إلى موارد مالية، فالمخزون الزائد يكلف المنظمة أموالا ونفس الشيء بالنسبة للاختيار غير السليم للعاملين .



المطلب الثالث : أنواع الرقابة :

إن وظيفة الوقاية تعتبر من الوظائف الإدارية التي تتصف بساطة مكوناتها إلا أنها في بنفس الوقت تتطلب البراعة والدقة في التطبيق. وقد بينا فيما سبق أن عملية الرقابة تتم في 03 مراحل أساسية وأيضا عملية الوقاية تتأثر بالعوامل الانسانية والبيئية ويجب أن تتفق الوسائل الرقابية المستخدمة مع تلك العوامل من أجل تحيقي الهدف المنشود ولهذا يمكن تقسيم الرقابة إلى نوعين هما الرقابة المباشرة وغير المباشرة .

الرقابة المباشرة : يتم هذا النوع عن طريق الملاحظة الشخصية التي تلعب دور مهم ومستمر في مراجعة النتائج الفعلية إذ يقوم المدير بنفسه بمراقبة أعمال مرؤوسيه والتحدث إليهم بغرض التعرف على المعلومات الضرورية وعلى الانعكاسات التي يبديها هؤلاء الأشخاص تجاه العمل وظروفه ونظام الأجور وغيرها من الأمور التي تجري نقلها في التقارير المكتوبة وكمثال نأخذ مدير الإنتاج فنجد أنه يوميا يقوم بجولات لملاحظة سلوك مرؤوسيه والتعرف على سير عملهم داخل المشروع، إضافة إلى هذا فإن الرقابة المباشرة تخلق تقوية العلاقات الإنسانية بين المدير وعماله إلا أن لهذه الرقابة محذورا يستحق الذكر وهي أن الرقابة الشخصية تحتاج إلى وقت طويل يقضيه المدير بين عماله، وقد تلائم الملاحظة الشخصية بعض المسؤولين في المستويات الإدارية الدنيا والوسطى، إلا أن ذلك لا يتلاءم المسؤولين في المستويات العليا لما تتطلب من وقت قد لا يستطيع المدير الاستغناء عنه .

الرقابة غير المباشرة : لأسباب عديدة يتعذر المدير القيام بملاحظات شخصية لسير أعمال المشروع (أو القسم تحت إمرته) فقد نجده مشغولا في وضع البرامج المختلفة إو في الاستشارات لرؤسائه مما يجعل قيامه بملاحظة شخصية أمرا عسيرا ومن ناحية أخرى فقد تكون طبيعة عمليات القسم لا تتطلب الملاحظة الشخصية لهذا يلجأ المدير إلى الرقابة غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية التي سبق ذكرها وتهدف هذه التقارير إلى كشف الأخطاء في سير العمل إلا انها تزداد فعاليتها إذا قدمت بسرعة ودقة حيث أن السرعة تعتبر من اهم خصائص التقارير الوقائية إلا أنه من الصعب في كثير من الأحيان أن يكون التقرير دقيقا وسريعا في نفس الوقت، ومن الجدير بالذكر إن الدقة لا تعني شحن التقرير بالبيانات والجداول بل تعني احتواءه على العناصر الأساسية للرقابة الصحيحة كالمقاييس المحدودة ومقارنتها بالإنجاز الفعلي مع الإشارة إلى إنحرافات ةطرق تمويبها



المبحث الثالث : النقاط الاستراتيجية للرقابة ومستلزمات النظام السليم لها :

المطلب الأول : النقاط الاستراتيجية للرقابة :

إن تمديد المعايير الرقابية يقدم الأساس الذي يستخدم لقياس الأداء الفعلي أو المتوقع، وفي حالة العمليات البسيطة يمكن للمدير القيام بالرقابة عن طريق الملاحظة الشاملة ولكن الرقابة عن طريق الملاحظة تصبح غير عملية عندما تتعقد العمليات أو عندما يتسع نطاق سلطة المدير، وهنا يجب على المدير أن يختار بعض النقاط يولها اهتماما خاصا وعن طريق ملاحظة هذه النقاط يمكنه التأكد من أن العملية يكاملها سير حسب خطة موضوعة، هذه النقاط يجب أن تكون حرجة (استراتيجية) وباستخدام مثل هذه المعايير يمكن للمدير الإشراف على عدد أكبر من المرؤسين ومن ثم يزيد من نطاق اشرافه وكذا تحسين في الاتصال ويلاحظ أنه لا توجد قواعد محددة يمكن الاسترشاد بها عند اختيار نقاط الرقابة بسبب التفاوت الكبير في وظائف المنشأت والإدارات والتنوع في المنتجات والخدمات المراد قياسها، وتعتبر القدرة على اختيار النقاط الاستراتيجية للرقابة أحد فنون الإدارة نظرا لأن الرقابة السليمة تتوقف على هذه النقاط وفي هذا المجال ينبغي على المدير أن يسأل نفسه :

- ما هي أفضل النقاط التي تعكس اهداف إدارتي .

- ماهي أفضل المعايير التي تبين متى لا يتحقق هذه الأهداف

- ماهي أحسن المعايير التي تقيس أي انحراف .

وتتمثل أنواع المعايير الاستراتيجية في التي ستخدم في قياس الأداء الفعلي او المتوقع وفي الحياة العملية تمثل المعايير لأن تكون من الأنواع التالية :

1-معايير مادية :

وهي التي تتعامل مع مقاييس غير نقدية وتكون سائدة في مستويات التشغيل حين تستخدم المواد وهذه المعايير قد تعكس الأداء الكمي مثل ساعات العمل لكل وحدة من المخرجات كما أنها قد تعكس أيضا الجودة مثل شدة التحمل وثبات اللون قوة المقاومة

2-معايير التكلفة :

ة\وهي التي تتعامل مع المقاييس النقدية ويسود استخدامها في المستويات التشغيلية وتضع معايير التكلفة قيمة نقدية لتكاليف العمليات ومن امثلتها تكلفة العمل لكل وحدة أو لكل ساعة .

3-معايير رأس المال :

وهي في الواقع نوع من معايير التكلفة وتظهر نتيجة لتطبيق المقاييس النقدية على البنود المادية، ولكن هذا النوع من المعايير يتعلق برأس المال المستثمر في المنشأة بدلا من تكاليف العمليات . ومن امثلة هذه المعايير نسبة صافي الربح إلى مجموع الاستثمار أو العائد على الاستثمار .

4-معايير الإيرادات : وتظهر مثل هذه المعايير عند إعطاء قيم نقدية للمبيعات وهي متفاوتة من معايير مثل : الإيراد في كل راكب لمسافة كيلومتر ( في منشآت نقل الركاب مثلا) ومن أمثلتها متوسط المبيعات لكل عميل .

5-معايير البرنامج : قد يعهد إلى مدير مهمة برنامج معين مثل برنامج لمتابعة تنمية سلعة جديدة،أو برنامج لتحسين كفاءة رجال البيع وبالرغم من أن بعض الأحكام الشخصية قد تدخل في عملية تقييم أداء البرنامج والتوقيت هنا يكن استخدامه كمعيار موضوعي .

6-معايير غير ملموسة : وهي معايير يمكن التعبير عنها بمقاييس عديدة كانت مادية أو نقدية وهي من أكثر صعوبة وكمثال عليها المعيار الذي يمكن للمدير إستخدامه لتحديد كفاءة وقدرة مدير الشراء او مدير الاقرار ومدى أمانة رؤساء العمال على أهداف الشركة .

المطلب الثاني : مستلزمات النظام السليم لرقابة :

من المفهوم أن كل مدير راع يريد بدون شك أن يكون لديه نظاما سليما وفعالا للرقابة لمساعدته في التأكد من أن الأحداث تتمشى مع الخطط الموضوعة ويخصص الكثير من الوقت وجهد قسمي الحسابات والإحصاء وغيرهما من الأقسام المتصلة بالمعلومات في أي منشأة لتوفير وتقديم المعلومات اللازمة للرقابة، ولكن أحيانا قد يغيب عن البعض ان نظام الرقابة الذي يستخدمه المديرون مثل إي نظام آخر للرقابة ينبغي أن يصمم خصيصا لمقابلة النظام الفعلي للرقابة يستلزم تصميما خاصا، وعند القيام بمثل هذا التصميم لأنظمة الرقابة أو أساليبها، توجد مستلزمات أومتطلبات معينة ينبغي على المدير أن يأخذها في حسبانه سواء عضوا في الإدارة العليا أو رئيسا للعمال، وهذه المستلزمات تنحصر في عدة نقاط منها :

1-طبيعة النشاط وإحتياجاته : ينبغي على كل نظم الرقابة ان تعكس الجمل الذي عليها تأديته، والنظام الرقابي الذي يعتبر مفيدا لمدير إدارة الإنتاج سيكون بدون شك مختلفا في نطاقه وطبيعته عن النظام الملائم لرئيس العمال، كما أن الأساليب الرقابية التي تستخدم في إدارة في إدارة المبيعات ستختلف عن تلك المستخدمة في الإدارة المالية وتلك بدورها تختلف عن الأساليب الرقابية الخاصة بإدارة المشتريات. هذا بالإضافة إلى أن المنشأة الصغيرة تحتاج إلى نظام الرقابة يختلف عن نظام الرقابة في المشأة الكبيرة .

2-سرعة الإبلاغ عن الإنحراف : إن نظام الرقابي هو ذاك الذي يمكنه إكتشاف الإنحرافات قبل حدوثها بالفعل وعلى أي حال يجب أن تصل المعلومات إلى المدير باسرع ما يمكن حتى يمكنه علاج الموقف قبل إستفحاله وتفاقمه وقد يرجع عدم الإبلاغ بسرعة عن الانحرافات إلى أن النظم المحاسبية في المنشأت كثيرا ماتكون ضعيفة من ناحية تقديم المعلومات الرقابية يضاف إلى ذلك أن محاولة جعل البيانات دقيقة ومفهومة تستلزم وقتا مما يجعلها تصل إلى المدير بعد وقوع الحدث وبالرغم من انتشار إستخدام الآلات المحاسبية إلا أن معظم المديرون يجدون أنه من الضروري يكمله المعلومات المحاسبية المتاحة بتقديرات محاسبية عن الحاضر والمستقبل .

3-التنبؤ بالمستقبل : بالرغم من أن الرقابة المثالية تتم في الحال وتتميز بالسرعة الفائقة كما هو الحال في بعض النظم الإلكترونية الرقابية، إلا أن حقائق الحياة الإدارية تتضمن فجوة زمنية بين الانحراف والعمل التصحيحي، وبالتالي فعلي المدير أن يبحث عن أسلوب رقابي يمكنه من التنبؤ بالإنحرافات في وقت يسمح له بالقيام يالإجراءات التصحيحية قيل وقوع المشكلة .

4-الموضوعية: لا شك ان الإدارة تتضمن بالضرورة الكثير من العناصر الشخصية ولكن مسألة ما إذا كان المرؤوس يقوم بعمله بطريقة سليمة وجيدة ينبغي من الناحية النمو جيل ألا تكون مسأله خاضعة لمحددات وإعتبارات شخصية فعندما تكون الأدوات والأساليب الرقابية أي غير موضوعية فإن شخصية المدير أو شخصية المرؤوس قد تؤثر على الحكم على الأداء وتجعله غير سليم ولهذا السبب يجب تتميز الأنظمة الرقابية بالموضوعية .

5- المرونة : ينبغي أن يكون النظام الرقابي قادرا على الإستمرار في العمل عند مواجهته للخطط المتغيرة، أو الظروف غير متوقعة، أو فشل كامل، فالبرنامج المركب من الخطط قد يفشل في بعض النواحي فنظام الرقابة السليم يجب أن يحدد مثل هذا الفشل ويبلغ عنه كما يجب أن يحتوي على عناصر كافية من المرونة بغرض المحافظة على الرقابة الإدارية للعمليات رغم الفشل .

6-الأعمال التصحيحية : أخير ينبغي على نظام الرقابة ألا يقتصر على إكتشاف الأخطاء والفشل والإنحراف على الخطط الموضوعة، بل يجب عليه ايضا أن يبين الطريق للإجراءات والأعمال الواجب إتباعها لتصحيح هذه الأمور وبالتالي فإن النظام السليم للرقابة هو الذي يكشف الأخطاء والإنحرافات ويبين مكان حدوثها ومن المسؤول عنها، وما الذي يجب عمله لتصحيح الأوضاع .



المطلب الثالث : أساليبها :

هناك عدة أساليب نذكر من بينها:

أولا : الميزانية التقديرية :

الميزانية هي بيان تقديري للإحتياجات المستقبلية التي تغطي كل او بعض أوجه نشاط المشروع عن فترة زمنية محددة، أما الرقابة عن طريق الميزانية التقديرية فهي عملية تجري للكشف عما يؤدي فعلا ومقارنة النتائج الفعلية الأداء بالبيانات التي تتضمنها الميزانية التقديرية والتي تمثل النتائج المتوقع حدوثها كما حددتها الخطة الموضوعة وذلك للوقوف على مدى مطابقة النتائج الفعلية للنتائج المتوقعة وإتخاذ الإجراءات .

ثانيا : التقارير الإحصائية :

وهي وسيلة شائعة في أغراض الرقابة حيث تعد تقارير متضمنة لبيانات إحصائية تساعد على الدراسة والتحليل والمقارنة وتتميز هذه الوسيلة الرقابية بتوفيرها للتحليلات الإحصائية والبيانات الإحصائية سواء التي لها طبيعة تاريخية أو التي تكون مرتبطة بعملية التنبؤ بالمستقبل لأغراض الرقابة وقد تعد هذه البيانات الإحصائية في شكل جداول أو في شكل خرائط .

ثالثا : الملاحظة الشخصية :

يقصد بالملاحظة الشخصية وجود الرئيس والمرؤوسين معا في مكان واحد حيث يتابع مجموعة العاملين الخاضعين لإشرافه من حيث سير العمل والطرق المستخدمة في العمل والنتائج المحققة .

وهناك مجالات تظهر فيها أهمية الملاحظة أكثر من غيرها، ففي حالة موظف جديد يحتاج في بداية الأمر للتوجيه والإشراف على طريقة أدائه للعمل .





خلاصة :



وفي الأخير نستنتج ان وظيفة من وظائف الإدارة تقيس وتصحح أداء المرؤوسين لغرض التأكد بأن أهداف المنشأة والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها، إذا فهي الوضعية تمكن كل مدير من رئيس مجلس الإدارة إلى رئيس العمال من التأكد .

أو يتم مطابق لما يريد إتمامه أو كما يقول هنري فايول " تنطوي الرقابة على التحقق عما إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المحددة وان غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف والأخطاء بقصد معالجتها ومنع تكرار حدوثها وهي تطبق على كل شيء ، الأشياء ، والناس ، والأفعال.

منقول